Стандартный порядок регистрации

С 1 июля 2020 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

  • Единство документооборота;
  • Корректность и ясность изложения информации;
  • Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
  • Отделение главного от второстепенного;
  • Возможность быстрого поиска ключа в документе.

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:

  1. Отсутствуют корпоративные стандарты;
  2. Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
  3. Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
  4. Априори предпочтительно единство документооборота;
  5. Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
  6. Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.

Что описано в ГОСТе

Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:

  • Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
  • Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
  • Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
  • Подпись и печать на документе не должны сливаться;
  • В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
  • По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
  • Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:
  1. Юридические лица – именительный (кто);
  2. Физические лица – дательный (кому);
  • Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
  • Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
  • Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.

Детально о ГОСТе для оформления документов

Шрифт

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

  1. Arial;
  2. Calibri;
  3. Times New Roman;
  4. Verdana.

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

  • Заголовка;
  • Реквизитов;
  • Данных адресата.

Интервалы и отступы

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

  • Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
  • Соблюдение полей:
  1. 20 мм – верхнее и нижнее;
  2. 10 мм – правое;
  3. 20 мм – левое;
  4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
  • Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
  1. Межбуквенный интервал – обычный;
  2. Единичный пробел между словами;
  3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
  4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
  5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
  6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Выравнивание

При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.

В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Реквизиты

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

  1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
  2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
  3. Название документа – вверху по середине листа;
  4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:
  • Наименование компании;
  • Адрес регистрации;
  • ИНН;
  • ОГРН;
  • Электронная почта, факс;
  • Иные контактные данные;
  1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Расположение реквизитов на титульном листе документа:

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

  • На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
  • При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:
  1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например:

Исполнительному директору

ООО Роштрой

Третьякову В.И.

  1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

  1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например:

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

Иванову С.В.

  • По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Например:

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

  1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и  прилагается копия документа-обращения;
  2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью.

    Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

  • Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
  • Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
  • Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Если документ содержит коммерческую тайну

Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).

Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.

Суть заголовка документа

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например:

Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

  • Выравнивание – по центру или левому краю;
  • Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Отсылка к другим документам

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

  1. Наименование;
  2. Номер правового акта;
  3. Дата его принятия;
  4. Составитель.

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

От какого лица

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Наименование документа

Обращение

Пример

Деловое письмо, служебная записка

От первого лица или третье лицо, единственное число

Отдел закупок направляет предложение;

Прошу направить;

Прошу принять меры;

Считаем уместным

Приказ

От первого лица в единственном числе

Приказываю

Документ от имени коллегиального органа управления

От третьего лица (единственное число)

Собрание акционеров приняло решение

Протокол

Третье лицо, множественное число

Выслушали, утвердили, решили, приняли

Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах

Третье лицо, любое число

Комиссия оценила, отдел закупок утвердил

Некоторые нюансы

  1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
  2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например:

Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

  1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
  2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
  3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
  4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
  5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
  6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
  7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
  8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
  • ФИО;
  • Контактный телефон;
  • Должность;
  • Электронная почта;
  1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
  2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
  3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
  • Согласовано, отказано, не возражаю;
  • ФИО;
  • Подпись;
  • Дата;
  1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

Образцы бланков документов по новому ГОСТу

Прежде чем вы начнете пользоваться государственными услугами через интернет не выходя из дома и не тратя время в очередях, необходимо зарегистрироваться на портале госуслуг Gosuslugi.ru. Процесс создания учетной записи рассмотрим пошагово ниже, уделив каждому этапу регистрации отдельное внимание.

На портале есть несколько уровней учетных записей: упрощенная, стандартная и подтвержденная. От уровня учетной записи зависит набор услуг, доступных для получения. Для полноценного использования портала и получения услуг, таких как оформление загранпаспорта, вам необходимо завести сначала упрощенную учетную запись, после этого ввести и отправить на проверку личные данные, а затем подтвердить личность одним из нескольких способов.

Читайте также: Личный кабинет Госуслуги.

Инструкция по регистрации и подтверждению учетной записи Госуслуги

Что понадобится для регистрации на портале Госуслуги?

  • мобильный телефон или электронная почта;
  • паспортные данные;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (номер СНИЛС).

Перейдите на госуслуги.ру (официальный сайт) и кликните по кнопке «Зарегистрироваться». Форма регистрации расположена на странице https://esia.gosuslugi.ru/registration/.

Регистрация упрощенной учетной записи

На данном этапе вам необходимо заполнить 3 поля: фамилия, имя, номер мобильного телефона или адрес электронной почты.

Корректно заполните форму и нажмите кнопку «Зарегистрироваться». После этого подтвердите номер мобильного телефона или электронную почту.

Если вы указали номер мобильного, на следующей странице в поле «Код подтверждения» введите комбинацию из цифр, высланных вам в виде SMS-сообщения. Затем нажимаем кнопку «Продолжить». Если код указан корректно и система подтвердила номер телефона, на следующей странице необходимо придумать пароль и ввести его два раза. Будьте внимательны, данный пароль будет использоваться для входа в личный кабинет, поэтому не рекомендуется использовать простые комбинации цифр или букв.
Если при регистрации вы указали адрес электронной почты вместо номера мобильного телефона, вам потребуется перейти по ссылке из письма, высланного системой на электронный ящик
. Затем так же задать пароль для входа.

Обратите внимание, нажав по ссылке «Сгенерировать пароль», система сама придумает для вас сложный и валидный пароль. Если вы воспользовались этой функцией, обязательно запишите созданный пароль и сохраните в надежном месте!

Регистрация упрощенной учетной записи завершена! Теперь вы можете пользоваться ограниченным количеством государственных услуг, подтверждение личности для которых не требуется, а так же получать услуги справочно-информационного характера. Для того, чтобы вы смогли полноценно пользоваться порталом, вам нужно заполнить личную информацию и подтвердить личность, тем самым повысив уровень аккаунта. Об этом речь пойдет ниже.

Регистрация стандартной учетной записи. Ввод личных данных

После уведомления об успешно завершенной регистрации, система перенаправит вас на форму заполнения личных данных. Она включает в себя паспортные данные и номер СНИЛС. Эти документы необходимо подготовить заранее. После ввода личных данных и их проверки уровень учетной записи повысится до стандартной и вы будете иметь больше возможностей по получению услуг на портале.

Вам понадобится паспорт и номер СНИЛС (смотреть фото).

Личные данные следует заполнять внимательно и аккуратно. После этого необходимо отправить их на автоматическую проверку, нажав кнопку «Сохранить».

Если вы не станете заполнять информацию о себе и перейдете на страницу личных данных ЕСИА, увидите информацию о том, что имеете упрощенную учетную запись, предложение заполнить профиль и описание преимуществ подтвержденной учетной записи. Благодаря ей вы сможете пользоваться всеми услугами, представленными на портале, в том числе оформить загранпаспорт через интернет.
Ввести основную информацию для получения стандартной учетной записи можно перейдя по кнопке «Заполнить профиль».

Проверка введенных данных

После заполнения формы на предыдущем этапе, указанные личные данные отправляются на автоматическую проверку в Пенсионный Фонд РФ и МВД.

Затем система попробует найти ваш ИНН в реестрах Федеральной Налоговой Службы России.

С результатами проверки вы сможете ознакомиться через несколько минут. В особых случаях она может занять более суток, но случается такое редко. После того как данная процедура успешно завершится, на мобильный телефон или на адрес электронной почты будет выслано уведомление с результатом проверки, а так же соответствующий статус отобразится на сайте.

Теперь вы имеете стандартную учетную запись и можете воспользоваться ограниченным набором услуг, например, «Запись на приём к врачу» и «Регистрация автомобиля».

Подтверждение личности на Госуслуги

Чтобы полноценно пользоваться государственными услугами через интернет, вам необходимо иметь подтвержденную учетную запись. На портале существует 3 способа подтверждения личности: личное посещение ближайшего центра обслуживания (отделение ФГУП «Почта России», МФЦ России, центр обслуживания клиентов ОАО «Ростелеком», и др.); интернет-банк Сбербанка, Тинькофф-банка или Почта-банка; ввод на сайте персонального кода подтверждения, полученного из заказного письма от официального сайта Госуслуг.

Личное обращение в центр обслуживания пользователей

Это рекомендованный способ подтверждения личности.

Этот способ предполагает посещение специализированного центра обслуживания. Таковым может являться МФЦ, отделение Почты России, Пенсионного Фонда, Управление МВД России, офис компании «Ростелеком», отделение банка и т.д. Подтвердить личность таким способом вы можете бесплатно в любой момент, просто посетив центр из списка предложенных на сайте госуслуг. Вам потребуется предъявить документ, который был указан на этапе ввода личных данных (паспорт гражданина Российской Федерации или иной) и СНИЛС.

Перейдите по кнопке «Найти ближайший центр обслуживания» на странице личных данных.

Точками на карте обозначены такие центры. Нажмите на них для получения информации о режиме работе каждого из центров.

Пример одного из центров обслуживания пользователей

Не забудьте выйти из учетной записи и снова авторизоваться на портале после подтверждения личности этим способом для того, чтобы вам открылись все услуги.

Через интернет-банк Тинькофф, Почта-банка или Сбербанка

Новый способ подтверждения личности на портале Госуслуги — через Сбербанк Онлайн, Тинькофф-банк или Почта-банк. Если вы являетесь клиентом одной из организаций, войдите в личный кабинет интернет-банка и воспользуйтесь небольшой инструкцией:

Тинькофф-банк

Подробную инструкцию по этому способу мы описали в статье Регистрация и подтверждение личности в Госуслугах через Тинькофф банк.

Сбербанк Онлайн

Почта-банк

Заказное письмо

Подтвердив личность данным способом, вы не сможете получить доступ к личному кабинету налогоплательщика на портале nalog.ru.

В этом случае письмо с кодом подтверждения личности будет выслано на указанный вами почтовый адрес. Пример такого письма и его содержимого вы можете видеть ниже. Код высылается заказным письмом, то есть в почтовый ящик вам придет извещение на его получение в отделении Почты России. Там будет необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность, и извещение. Среднее время доставки письма составляет около 2-х недель с момента отправки.

Найдите ссылку «Подтвердить личность заказным письмом» и перейдите по ней.

Введите адрес, на который должно быть доставлено письмо и нажмите кнопку «Заказать».

После получения кода данным способом, вам нужно ввести его в специальное поле на главной странице персональных данных своего личного кабинета:

Через некоторое время (обычно на следующие сутки) после отправки письма с кодом, для вас будет доступна бесплатная услуга проверки пути его следования на сайте Почты России (трекинг).

Путь следования письма на сайте почты России выглядит так:

Письмо с кодом подтверждения дошло за 4 дня

Так же существует способ подтверждения личности с помощью средства электронной подписи или универсальной электронной карты.

Результат после подтверждения личности

Если код подтверждения личности введен и успешно проверен, вам станут доступны все услуги на портале, а на странице личного кабинета появится отметка подтвержденной учетной записи. Так же придет SMS-оповещение об успешном завершении процедуры. Поздравляем!

Чтобы начать пользоваться услугами через интернет после подтверждения, выйдите из личного кабинета и снова войдите под своей учетной записью.

В заключение

В заключение инструкции рекомендуем ознакомиться с небольшим видеороликом, в котором показаны преимущества подтвержденной учетной записи на портале госуслуг.

Успешной работы с порталом «Госуслуги»!

Каждый человек должен быть зарегистрирован на конкретной жилплощади. И если в период, более 90 дней, он собирается пребывать вне своего места жительства, ему следует сделать временную регистрацию. Иначе придется заплатить штраф от 2 тыс. до 3 тыс. рублей для проживающих (для владельцев жилья у кого проживают непрописанные штраф от 2 тыс. до 5 тыс. руб). Подробнее об этой процедуре читайте далее.

С чего следует начать

Для получения временной регистрации нужно обратиться в местное управление по вопросам миграции МВД России (ранее ФМС). Это можно сделать:

  • через паспортный стол через УК, ТСЖ, ЖЭУ и т.п.
  • через отделы МФЦ;
  • в редких случаях непосредственно в миграционный отдел лично (или через представителя по нотариальной доверенности);
  • на сайте Госуслуги;
  • по почте.

Прохождение данной процедуры подтверждается выдачей свидетельства, которое действительно на время прописки.

Позаботиться о его получении лучше заранее и обязательно до истечения отведенных 90 дней, так как выдается оно не за один день. Для его выдачи органам отводится срок 3 дня, однако он часто «продлевается» из-за большого объема поданных заявлений.

Пример №1. Козлов Б. не собирался находиться в Москве более 90 дней: планируя свое пребывание, он отвел для решения всех дел 88 дней, а на 89-ый хотел вернуться домой. Однако в силу непредвиденных обстоятельств, ему пришлось задержаться еще на неделю. На 90-ый день он подал заявление и документы для оформления временной регистрации через сайт госуслуги, рассчитывая получить ее через 3 дня. На следующие сутки он поехал на вокзал, чтобы купить билет, однако там патруль проверил у него документы и обнаружил отсутствие регистрации, при том, что уже шел 91-ый день пребывания его в столице. На все пояснения, что он находится в очереди на ее получение и вообще скоро уедет, правоохранители не отреагировали. Козлову выписали штраф на 2020 р.

Процедура получения начинается с того момента, как лицо подаст заявление вместе с необходимыми документами.

Временная регистрация: какие документы нужны

Особенность процедуры в том, что официальные бумаги придется предоставить не только заявителю, но еще и собственнику жилья, на квадратных метрах которого планирует временно поселиться гражданин.

Документы от заявителя

Обязательно при себе необходимо иметь паспорт:

  • во-первых, у вас его спросят с целью подтвердить Вашу личность;
  • во-вторых, на основании его данных заполняются другие документы;
  • в-третьих, с него будут снимать копию (можете сделать ее заранее).

Далее необходимо будет заполнить следующие бумаги (их можно скачать на сайте Госуслуги или  МВД , а потом принести заполненные, или же взять пустые бланки уже на месте):

1. Заявление по форме №1.

Его можно найти в свободном доступе в Интернете – скачать, распечатать и заполнить дома в спокойной обстановке. Правильно заполненный образец заявления по форме №1 можно скачать здесь.

Обратите внимание, если в разделе «основание» вы пишите не «заявление», а указываете договор найма или поднайма, свидетельство о регистрации права на жилое помещение, то его необходимо идентифицировать. Для этого нужно указать номер и дату госрегистрации договора/свидетельства. К примеру, ЕН № 3156378 от 21.02.2020 г. Предоставлять оригиналы данных документов в этом случае не требуется.

Если договор-основанием, заверен нотариусом (а стало быть и подписи обеих сторон также), то в личном присутствии нанимателя и того, кто предоставляет им жилье, нет необходимости. Также, как и нет потребности им расписываться на заявлении, ведь подписи уже есть в договоре. Этот вариант подойдет тем, кто хочет выслать по почте документы на регистрацию или передать их через представителя.

2. Адресный листок прибытия.

Или форма №2, которая подтверждает факт прибытия человека из одного населенного пункта в другой. По сути она нужна для внутренней отчетности регистрирующего органа, поэтому там же она и остается. Заполняется в нескольких экземплярах: для городов-центров субъектов РФ – в 2-х, для других – в 3-х. Кстати, должна заполняться эта форма непосредственно регистратором, но на практике все пункты, касающиеся персональных данных заявителя, заполняются им самим, а регистратору остаются только последние несколько пунктов. Подпись в конце ставит заявитель.

Выдать эту форму Вам должны в паспортном столе бесплатно.

Пример заполнения адресного листка прибытия можно скачать здесь.

3. Листок статистического учета прибытия (форма №12-П).

Заполняется этот документ в случае, если временная прописка оформляется на срок от 1 года. Для меньше срока – не заполняется.

Он необходим для ведения статического учета органами миграции, то есть для «обезличенного» подсчета цифр. Поэтому сотрудникам, работающим с этой формой, запрещено разглашать и использовать в других целях персональные данные граждан, которые в ней содержатся.

Он выдается в паспортном столе (УК,ЖЭУ), МФЦ или миграционном отделе, заполняется в 1 экземпляре.

Пишем не во всех графах: часть из них будет заполнена регистратором. Так, вы должны пропустить верхние три квадратика, а затем в двух строчках ниже указать – с какой и по какую дату хотите временно зарегистрироваться.

В п.5 заполняем только графы справа, квадратики слева – оставляем пустыми.

Далее сложностей в заполнении возникнуть не должно – после п.11 документ приобретает характер анкетного вопроса. Если все же что-то осталось для Вас неясным, можете изучить образец заполненного бланка или спросить на месте у регистратора.

4. Анкета.

Она заполняется только иностранцами и теми, кто хочет получить временную прописку в гостинице, санатории, пр. Причем для каждого случая предусмотрена отдельная форма анкеты.

Для гостей отелей разработана анкета по форме №5.

Документы от собственника

Подавая свою «порцию» бумаг, собственник:

  • во-первых, выражает свое согласие;
  • во-вторых, доказывает своим правомочности собственника.

К ним относятся следующие:

1. Свидетельство о праве собственности на объект или выписка из Госреестра недвижимости на жилье.

С него снимут ксерокопию на месте, хотя если есть возможность – можете сделать ее заранее. Тогда время подачи документов заметно сократится.

2. Письменное заявление (согласие) на регистрацию + такие же заявления от каждого, кто прописан уже в квартире.

Такое заявление может быть напечатано (не суть важно, так как внизу все равно будет подпись) или написано от руки лицом, которое соглашается временно прописать у себя заявителя, в произвольной форме. Вроде бы ничего сложного, но как показывает практика, именно «произвольная» вызывает больше вопросов, чем стандартная. Поэтому при составлении можете руководствоваться примером.

Писать это согласие можно как в отделе УМВД, так и у себя дома, но присутствие при подаче документов ОБЯЗАТЕЛЬНО. То есть его нельзя просто передать с кем-то, необходимо подавать его вместе с лицом, получающим временную прописку.

Если жильем владеет несколько собственников, значит, каждый из них должен написать такое согласие и каждый – лично явиться к регистратору.

3. Договор аренды или найма, заключенный с заявителем. Договор подтверждает право на вселение.

4. Паспорт для сверки личности. Если владельцев квартиры несколько – каждый приходит с паспортом (передавать через одного владельца нельзя, если только Вы не оформили нотариальную доверенность на него).

Документы для регистрации временного проживания нужно сдавать в паспортный стол УК, ТСЖ, ЖУЭ или МФЦ (эти учреждения называют лицом ответственным за прием и передачу документов в орган регистрации). В исключительных случаях можно обращаться в территориальные отделы МВД по вопросам миграции без указанных посредников. Например, у гражданина несколько жилых объектов в разных городах. И он решили  временно прописаться в одном из них (в частном доме, который не обслуживается в ЖЭУ). Этот гражданин, как собственник и как прописываемый в одном лице, может явиться лично в миграционную службу для регистрации.

Если Вы решите воспользоваться услугами почты, то список несколько изменится.

Дополнительные документы при подаче заявления на регистрацию почтой

Данный процедурный момент отличается тем, что:

  • придется прибегнуть к услугам нотариуса;
  • вместо оригиналов большинства документов отправляются их заверенные копии.

Необходимо будет сделать:

  1. Копию паспорта заявителя.
  2. Копию договора аренды, заверенную нотариусом.

Само заявление также потребует нотариального заверения.

Отправка папки бумаг почтой имеет как свои плюсы, так и минусы: Вам не придется часами стоять в тесных казенных коридорах, чтобы пробиться к желанному кабинету. Однако время на оформление временной прописки увеличится (срок пересылки + срок изготовления). Также придется заплатить деньги (услуги нотариуса + почты). При личной подаче Вы не будете платить ничего, поскольку госпошлиной эта услуга не облагается.

Что нужно для временной регистрации ребенка

Особенность регистрации детей заключается в том, что они не обладают полной дееспособностью. Юридические действия за них осуществляют законные представители (это родители или опекуны). Это, а также возраст ребенка, определяют перечень необходимых документов.

Для детей до 14 лет

Сразу же следует отметить, что подается всё перечисленное ниже законным представителем (ребенок может не присутствовать):

  1. Заявление, заполненное от имени ребенка, но рукой законного представителя. Заполняется всё та же форма №1, что и для взрослых, только уже в графу «законный представитель» вносятся паспортные данные того родителя, который оформляет прописку.
  2. Свидетельство о рождении ребенка или загранпаспорт (если ребенок – иностранец). Вместо него может быть предоставлен (в зависимости от конкретной ситуации):
    • загранпаспорт ребенка;
    • вкладыш в свидетельство о рождение или даже только штамп на обратной его стороне, подтверждающий российское гражданство;
    • внутренний или заграничный паспорт родителя, куда внесены надлежащим образом сведения о ребенке.
  3. Свидетельство о регистрации родителей, если ребенок вписывается в него (если нет – тот этот документ не нужен, так как несовершеннолетнему выдадут отдельное свидетельство).
  4. Паспорт законного представителя.

Согласие на регистрацию ребенка уже не нужно будет брать ни у хозяина, ни у проживающих с ним лиц. Ребенок просто «подселяется» к своим родителям, которые уже зарегистрированы в данной жилплощади. Такая ситуация является типичной для семей, в которых ребенок совсем маленький. Но возможна и другая ситуация –  ребенку уже исполнилось 14 лет, он может временно проживать без родителей.

Для детей старше 14 лет

Если места регистрации родителей и ребенка, старше 14 лет, будут отличаться, то нужно предоставить:

  1. Заявление, которое уже может быть заполнено 14-летним.
  2. Его внутренний паспорт РФ. Речь идет исключительно о готовом паспорте, так как временное удостоверение личности по форме №2П не принимается.
  3. Письменное согласие родителей (представителя) на регистрацию. Оно пишется в произвольной форме, но чаще всего используется такой вариант составления.

    Пример согласия: Я, Сидоров Андрей Васильевич, не возражаю в регистрации своего несовершеннолетнего ребенка, Сидоровой Анны Андреевны, 21.02.2003 г.р. по месту жительства матери по адресу: г.Москва, Волгоградский проспект, д. 109, кв. 12.

    Нотариальное заверение согласия не требуется. Присутствие родителей тоже. Их согласие выражается данным документом и этого достаточно.

  4. Согласие хозяина жилья, а также его сожителей.

Также потребуется предоставить весь перечень документов от собственника, который упомянут выше (как для общего случая).

Пример №2. Терещенко Г., достигнув пятнадцатилетия, решил переехать в столицу к своей бабушке. Чтобы поступить в престижную гимназию, после которой легче попасть в московский вуз. Собрав документы, он отнес их к регистратору. Однако получил отказ. Ему пояснили, что несмотря на то, что ему 15 лет, и даже на то, что прописать временно его хочет родная бабушка, ему все равно необходимо получить на это разрешение хотя бы одного из родителей. Его мать написала этот документ и переслала по почте сыну. Пополнив свою папку с бумагами еще одной – недостающей, он направился вновь к регистратору. Заявление было принято, а через 4 дня Терещенко Г. уже забрал готовое свидетельство.

Региональные особенности временной прописки

В малонаселенных городах оформить временную прописку не составит труда. Но вот в крупных мегаполисах – есть определенные сложности.

Москва

Зарегистрироваться в столице сложно:

  • во-первых, мало желающих прописать на своей жилплощади «лишних» людей;
  • во-вторых, специальные компании, которые берут вопросы оформления на себя, хотят слишком большое вознаграждение.

Но есть один вполне реальный выход из ситуации – временная регистрация в Москве возможна не только в квартирах, но и в общежитиях, санаториях, гостиницах, даже кемпингах. Для лица, желающего ее получить, такое стечение обстоятельств даже более выгодно, так как администрация учреждения занимается вопросами оформления лично (заполнение и подача бумаг ложится на их плечи).

Но какой бы объект не был выбран для прописки, не должна нарушаться норма жилплощади для Москвы, которая составляет 12 кв.м. В противном случае – в компетентных органах Вы получите отказ в регистрации.

И еще одна особенность – штраф за отсутствие временной регистрации в столичном округе самый большой – вплоть до 2020 р.

Санкт-Петербург

Проблемы, с которыми сталкиваются те, кто регистрируется в Санкт-Петербурге, практически те же, что и в столице, за исключением одного момента – здесь норма жилплощади составляет 8 кв.м. Значит шансов и возможностей найти для себя место регистрации больше.

Как временно прописаться в жилье с «особенностями»

Описанные категории жилья встречаются реже, чем рассмотренный выше типичный вариант – квартира в частной собственности, однако и они имеют место быть.

Муниципальные квартиры

В этом случае, кроме нанимателя, придется задействовать и наймодателя, который проверяет соблюдение норм жилплощади для регистрации временной прописки. Если вместе с постоянными жильцами временно прописанный получает меньше нормы жилплощади, значит наймодатель имеет право ему отказать, что чаще всего и случается.

Частный дом

Если вы хотите прописаться в доме, то к прочим бумагам от собственника, нужно будет еще приложить домовую книгу.

Ипотечная квартира

Пока не выплачен кредит, ипотечная квартира – залоговое имущество, а значит его использование и распоряжение им может быть ограничено. Чтобы узнать наверняка – можно ли в нем временно зарегистрироваться, нужно обращаться непосредственно к договору. Только там вы найдете ответ на свой вопрос. Но вероятнее всего, что Вам откажут в регистрации. В любом случае отказ можно оспорить в суде, но прежде все же лучше досконально изучить договор: если в нем четко прописан запрет на регистрацию – смысл обращаться к правосудию просто нет.

Часто вопросы прописки требуется согласовывать с банком (залогодержателем). Тогда письменное согласие включается в общий пакет документов.

6.1 Решения
о признании (утверждении) СО принимают:

— Межгосударственный
совет — по признанию межгосударственных
СО;

— национальный
орган по метрологии — по утверждению
государственных СО;

— компетентный
орган, наделенный соответствующими
полномочиями от Государственного органа
управления или объединения юридических
лиц, — по утверждению отраслевых СО;

— руководитель
предприятия или его заместитель — по
утверждению СО предприятий.

(Измененная редакция,
Изм. N 1).     

6.2 Порядок
признания межгосударственных СО
устанавливает Межгосударственный совет
в соответствии с [4] приложения И.

6.3 Утверждение
типов государственных СО осуществляет
национальный орган по метрологии на
основании материалов, представляемых
Головным органом Государственной службы
стандартных образцов (далее — ГО ГССО)
или организациями, наделенными
соответствующими правомочиями
национальным органом по метрологии.

Примечание —
Представление материалов для утверждения
типов ГСО, включенных (включаемых) в
состав государственных поверочных схем
в качестве рабочих эталонов (образцовых
средств измерений), по решению национального
органа по метрологии может быть
предоставлено государственным научным
метрологическим центрам, являющимся
хранителями государственных эталонов,
возглавляющих соответствующие поверочные
схемы.

(Измененная редакция,
Изм. N 1).

6.4 Порядок
рассмотрения материалов по разработке
СО категорий ОСО и СОП и их утверждения
устанавливают соответственно
государственный орган управления или
объединение юридических лиц, либо
руководитель предприятия с учетом
положений настоящего стандарта.

6.5 Утверждение
типа ГСО должно удостоверяться оформлением
сертификата по форме приложения Г, срок
действия которого, как правило, составляет
5 лет и устанавливается при утверждении
типа ГСО.

6.6 Утвержденные
типы СО всех категорий подлежат внесению
в реестры, которые ведут органы,
осуществляющие утверждение.

Утвержденные типы
ГСО подлежат внесению в Государственный
реестр (далее — Госреестр), который ведет
национальный орган по метрологии или
по его поручению ГО ГССО. Правила ведения
Госреестра регламентируются нормативным
документом.

6.7 При
регистрации стандартным образцам
присваивают регистрационный номер,
состоящий из обозначения категории на
национальном языке, порядкового номера
и цифр, отделенных от номера «тире»,
обозначающих год утверждения.

6.8 Национальный
головной орган ГССО комплектует и хранит
фонд документов утвержденных типов
ГСО.

6.9 Порядок
утверждения, регистрации, ведения
реестров ОСО и СОП устанавливают органы,
утверждающие эти СО.

6.10 СО
выпускаются как продукция единичного,
единичного повторяющегося или
мелкосерийного производства.

6.5-6.10 (Измененная
редакция, Изм. N 1).

6.11 (Исключен,
Изм. N 1).

6.12 По
истечении срока действия сертификата
об утверждении СО, если сохраняется
необходимость продолжения выпуска СО,
организация — разработчик типа ГСО
представляет в орган, ведущий реестр
утвержденных СО, заявку на продление
срока действия сертификата.

Порядок продления
срока действия сертификата об утверждении
типа ГСО приведен в приложении Ж.

Порядок продления
срока действия ОСО и СОП устанавливают
органы, осуществляющие их утверждение,
если иной порядок не предусмотрен
национальными нормативными документами
по метрологии.

6.13 Деятельность
по выпуску повторных партий ГСО при
единичном повторяющемся и мелкосерийном
производстве, а также их продаже подлежит
лицензированию.

Порядок получения
лицензии регламентируется нормативным
документом.

Реализация партии
ГСО, созданной в процессе разработки и
утверждения типа или при продлении
срока действия сертификата об утверждении
типа ГСО, осуществляется без лицензии.

(Измененная редакция,
Изм. N 1).

6.14 При
утверждении типа ГСО или выдаче лицензии
на выпуск ГСО должны быть установлены
формы контроля за выпуском ГСО и назначены
организации, осуществляющие такой
контроль.

6.15 Каждый
экземпляр или комплект СО, поставляемый
потребителю, должен быть маркирован
или снабжен этикеткой и паспортом. Форма
и содержание паспорта и этикетки
(маркировки) для ГСО приведены
соответственно в приложениях Д и Е.

6.16 Информацию
об утвержденных СО и действующих
сертификатах сосредотачивают, хранят
и актуализируют в банках данных по СО,
информационных указателях и т.п. и
предоставляют потребителям и
заинтересованным организациям по их
запросам
.

Предоставление информации
из научно-технических отчетов или
технологической документации в объеме,
превышающем паспортные данные, без
согласия организаций — разработчиков
СО не допускается.

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы. Она обеспечивает включение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрация трактуется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация документов может осуществляться с использованием журналов, традиционных (ручных) картотек, автоматизированных информационных систем. При всех различиях в технологиях все эти системы регистрации должны основываться на общих правилах. Рассмотрим некоторые из этих правил, акцентируя внимание на наиболее часто встречающихся вопросах и иллюстрируя их примерами из инструкций по делопроизводству различных организаций.

Где устанавливаются правила регистрации документов?

Правила регистрации документов устанавливаются в инструкциях по делопроизводству. По этим вопросам могут также  издаваться отдельные инструкции (например, Инструкция о порядке регистрации документов в администрации г. Иркутска, утвержденная распоряжением мэра г. Иркутска от 20.10.2006 № 031-10-1463/6). Порядок регистрации документов в автоматизированном режиме подробно регламентируется в документации автоматизированных информационных систем.

Какие подразделения проводят регистрацию документов?

Возможны три системы регистрации документов:

централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в Службе делопроизводства или у секретаря (в небольших организациях);

— децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в  структурных подразделениях ответственными за делопроизводство;

— смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Наиболее распространенной является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из вышестоящих органов или направляемая в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также обращения граждан. Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Когда регистрируются документы? 

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления,  создаваемые – в день подписания или утверждения. В инструкциях по делопроизводству могут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступивших после окончания рабочего дня или в выходные дни. Например, «Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов и в нерабочие дни – в первый рабочий день. В пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов».

Нужно ли указывать время получения (отправки) документов?

В инструкции по делопроизводству может быть предусмотрена необходимость  указывать время получения или отправки отдельных видов документов. Например, на уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях указывается время их получения.

Какие документы не регистрируются в службе делопроизводства?

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Обязательной регистрации подлежат  документы, требующие ответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

В инструкции по делопроизводству организации приводится примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе делопроизводства. Этот перечень включает информационные материалы, присланные для сведения; периодические издания; поздравительные письма и телеграммы; каталоги, прейскуранты и т.д. Единого перечня документов, не регистрируемых в службе делопроизводства, в законодательстве не предусмотрено. В качестве примера приведем следующие перечни указанных документов.

Извлечение

из Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка

(утверждена распоряжением главы города Липецка от 25.12.2006 № 4837-р)

Приложение

Перечень документов, не подлежащих регистрации в Общем отделе

1. Телеграммы и письма с просьбой о продлении отпуска или командировки.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3. Сводки и информации, присланные для сведения.

4. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

5. Прейскуранты.

6. Технические условия.

7. Нормы и нормативы расходов.

8. Поздравительные письма.

9. Пригласительные билеты.

10. Документы по заключению коллективных договоров.

11. Бухгалтерские документы.

12. Планово-финансовые документы.

13. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

14. Формы статистической отчетности.

15. Корреспонденция, адресованная работникам администрации с пометкой «лично».

Извлечение

из Инструкции по работе с документами в администрации города Саратова

(утверждена постановлением главы администрации города Саратова от 26.12.2006 № 471А)

Приложение 1

 Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в канцелярии

1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические издания.

2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационные материалы, присланные для сведения.

3. Поздравительные открытки, телеграммы и пригласительные билеты.

4. Копии писем, сводки к информации, присланные для сведения.

5. Статистические сборники, документы и формы статистической отчетности.

6. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, заявки, графики, учебные программы, планы, нормы расходов материалов, бухгалтерские документы.

7. Анонимная корреспонденция и корреспонденция без обратного адреса.

8. Переписка внутри администрации города.

Следует отметить, что служба делопроизводства может не регистрировать документы и по другим основаниям, например если нарушены правила оформления документов.

На какие группы подразделяются регистрируемые документы?

Регистрация документа предполагает присвоение ему регистрационного номера, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней. В инструкциях по делопроизводству различных организаций количество и названия указанных групп документов может варьироваться. Например, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536) указано, что регистрация  документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно   регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя федерального органа исполнительной  власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Инструкцией о порядке регистрации документов в администрации города Иркутска (утверждена распоряжением мэра города Иркутска от 20.10.2006 № 031-10-1463/6) предусмотрены следующие классификационные группы:

— распорядительные документы  (правовые акты мэра города, его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации и т.д.);

— служебные документы  (вся поступающая в администрацию города, ее структурные подразделения, городскую Думу корреспонденция);

— исходящие документы (запросы, письма и ответы, направляемые как в сторонние организации, так и в структурные подразделения администрации города); 

— обращения  (предложения, заявления, жалобы граждан);

— договоры (муниципальные контракты, договоры, соглашения, заключаемые от имени администрации города).

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Омска (утверждена постановлением Мэра города Омска от 30.09.2004 № 430-п) отдельно регистрируются:

— служебные письма от организаций;

— указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, федеральные законы;

— правовые акты Губернатора, Председателя Правительства Омской области и акты Законодательного Собрания Омской области;

— решения и постановления Омского городского Совета;

— документы для служебного пользования (ДСП);

— телеграммы;

— исходящая корреспонденция.

Что обозначают буквенные индексы в номерах распорядительных документов?

В регламентах и инструкциях по делопроизводству органов государственной власти и органов местного самоуправления наблюдаются некоторые терминологические различия при описании документов, фиксирующих управленческие решения. Эти документы могут обозначаться и как правовые акты (нормативные правовые акты), и как распорядительные документы. Следовательно, нет единства и в названиях разделов, посвященных регистрации этих документов. Вместе с тем существуют общие требования описания таких документов. Рассмотрим некоторые из них.

Регистрация осуществляется по группам распорядительных документов (например, по постановлениям, распоряжениям, приказам и т.д.). Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для каждой группы распорядительных документов. Датой указанных документов является дата их регистрации, которая, как правило, должна совпадать с датой принятия (подписания). Дата и регистрационный номер указываются на подлиннике распорядительного документа.

Различия наблюдаются в принятых системах нумерации распорядительных документов. Так, распоряжениям главы администрации города Саратова присваиваются порядковые регистрационные номера: по основной деятельности – с буквой «р» (например, 236-р), по личному составу – с буквами «лс» (например, 132-лс). Постановлениям главы муниципального образования город Краснодар присваивается номер без индекса, распоряжениям – номер с индексом «-р», распоряжениям по личному составу – номер с индексом «-рл», распоряжениям о командировании работников – номер с индексом «-рк».

Развернутая система аббревиатур, дополняющих порядковые регистрационные номера распорядительных документов, закреплена в Регламенте Правительства Москвы (утверждена постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП). Распорядительные документы имеют следующие обозначения:

указы Мэра Москвы — «УМ»;

распоряжения Мэра Москвы — «РМ»;

постановления Правительства Москвы — «ПП»;

распоряжения Правительства Москвы — «РП»;

распоряжения заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы — «РЗМ»;

распоряжения руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы — «РР»;

приказы руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы — «КПР» (приказы по личному составу), «ДПР» (приказы по основной деятельности). 

Следует отметить, что буквенные индексы используются не только в регистрационных номерах распорядительных документов. Так, договорам, подписанным Правительством Хакасии, присваивается порядковый номер с индексом «д» или «дх», если договор носит хозяйственный характер (Инструкция о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия, утвержденная постановлением Правительства Республики Хакасия от 04.12.2006 № 337).

Как регистрируются совместные документы?

На документах, составленных совместно несколькими органами (должностными лицами), указывается единая дата (самая поздняя) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем, через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например, распоряжение Мэра Москвы, принятое совместно с Губернатором Московской области, от 05.03.2005 № 27-РМ/001 означает, что распоряжение Мэра Москвы зарегистрировано в Протокольном отделе Правительства Москвы за № 27-РМ, а распоряжение Губернатора Московской области – в Протокольном отделе Администрации Московской области за № 001, дата совместного документа –  5 марта 2020 г. – совпадает с датой регистрации распорядительного документа в Аппарате Мэра и Правительства Москвы.

Как регистрируются протокольные решения?

В Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар (утверждена постановлением главы муниципального образования город Краснодар от 29.04.2005 № 1171) установлен следующий порядок регистрации протокольных решений. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса и порядкового номера решения в пределах вопроса. К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с электронной поисковой системой, принятой в администрации города. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Кто отвечает за регистрацию документов с пометкой «ДСП» («Для служебного пользования»)?

Для ответа на этот вопрос можно привести положения, закрепленные в Инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (утверждена постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19.10.2006 № 476-А): прием, учет и регистрация документов с пометкой «ДСП» осуществляется специалистами структуры ДОУ, которым поручен прием и учет несекретных документов. Документы с пометкой «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. В регистрационно-контрольной карточке документа с пометкой «Для служебного пользования» производится запись «ДСП».

В какие регистрационные формы заносятся сведения о документах, передаваемых по факсимильной связи?

Работа с документами, передаваемыми и получаемыми по факсимильной связи, имеет свои особенности. Например, в Инструкции по работе с документами в администрации города Саратова (утверждена постановлением главы администрации города Саратова от 26.12.2006 № 471А) определено, что служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, принимается к исполнению наравне с печатным документом. Материал, подлежащий передаче, регистрируется в журнале установленной формы без проставления штампа регистрации. Подлинники материалов после передачи информации остаются у исполнителя с отметкой о времени отправки, а копии – в секторе служебной корреспонденции. Поступившие факсограммы передаются в сектор служебной корреспонденции для регистрации с проставлением регистрационного штампа и заполнением регистрационной карточки, доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные – немедленно.

В Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (утверждена распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2002 № 1193-РГ) определено, что  подлежащий передаче материал регистрируется в журнале без проставления штампа регистрации. Подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям под расписку с отметкой о времени отправки или подшиваются в дело.

Поступившие факсограммы регистрируются в журнале без проставления регистрационного штампа, доставляются по назначению под расписку в журнале в день их приема, срочные – немедленно.

В Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Астраханской области (утверждена постановлением Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 № 309) указано, что документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно. Факсограммы на имя Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителя председателя Правительства передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации. При необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее при получении снимается ксерокопия, которая регистрируется и в последующем помещается в дело.

В чем заключается специфика регистрации электронной почты?

В Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области (утверждена распоряжением администрации Брянской области от 06.07.2005 № 374-р) электронной почте посвящены несколько положений. Например, «Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях и отправляются в отдел специальной документальной связи или отдел информационных систем хозяйственного управления после регистрации в канцелярии отдела делопроизводства и протокола (представляется бумажный и электронный варианты документа)».

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Губернатора Астраханской области (утверждена постановлением Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 № 309) прием и отправку служебных документов по каналам электронной почты в администрации осуществляют структурные подразделения.

Служебные документы, принятые на имя Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации, распечатываются на бумажных носителях и сдаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации для регистрации и дальнейшего прохождения.

После отправки документа электронной почтой исполнитель представляет оригинал документа с отметкой об отправке электронной почтой в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации для направления в соответствующий секретариат.

В Инструкции по делопроизводству в администрации города Омска (утверждена постановлением Мэра города Омска от 30.09.2004 № 430-п) установлено, что прием и отправка документов по электронной почте (ЭП) от имени администрации города (официальный адрес ЭП) осуществляется отделом информационных технологий управления делами. Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы обязательно должны иметь оригинал исходящего документа, на который распространяются все положения Инструкции по делопроизводству. Документ отправляется по ЭП в течение двух часов с момента его получения от отправителя. При необходимости осуществляется параллельная досылка документа на бумажном носителе. На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Для входящей почты обязательны регистрация времени и фамилия сотрудника, которому передается сообщение. Далее полученный документ передается управляющему делами, визируется им и поступает в сектор по работе со служебной документацией Общего отдела, для регистрации и передачи адресату. Информация должна иметь служебные отметки и содержать:

— дату приема;

— реквизиты отправителя;

— роспись принявшего.

При большом объеме входящая информация (статьи, брошюры, положения, выступления и другие документы, поступающие в рамках информационного обмена) представляется адресату в электронном виде.

Нужно ли регистрировать телефонограммы?

Телефонограммы подлежат регистрации. При использовании в организации традиционной системы регистрации документов сведения о полученных и отправленных телефонограммах фиксируются в журналах. В качестве примеров можно привести формы журналов, закрепленные в Инструкции по делопроизводству в администрации города Омска (утверждена постановлением Мэра города Омска от 30.09.2004 № 430-п).

А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»

Самостоятельная подготовка пакета документов для регистрации ООО строго не рекомендуется, поскольку вы можете потратить не только много времени, но и допустить ошибки в заполнении. Поэтому, лучше всего использовать автоматизированные сервисы, позволяющие бесплатно подготовить все основные документы (кроме гарантийного письма о предоставлении юрадреса, согласия собственника и т.п.), а также заявление на УСН.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

В любом случае, для создания ООО вам потребуется следующий перечень документов:

Основные документы

Приведенный ниже список документов достаточен для прохождения процедуры государственной регистрации ООО, но зависит от количества учредителей и способа получения юридического адреса:

  • Заявление на регистрацию ООО по форме Р11001 – 1 экз.
  • Решение единственного учредителя (если учредитель один) – 1 экз.
  • Протокол собрания учредителей (если учредителей несколько) – 1 экз.
  • Договор об учреждении ООО (если учредителей несколько) – 1 экз.
  • Устав ООО – 2 экз.
  • Квитанция об оплате госпошлины за регистрацию ООО – 1 экз.
  • Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса (при аренде помещения или покупке юр. адреса) либо согласие собственника, свидетельство о праве собственности и согласие жильцов (при регистрации на домашний адрес) – все в 1 экз.

Дополнительные документы

Среди дополнительных документов крайне рекомендуется подать заявление о переходе на УСН, чтобы по умолчанию не оказаться на ОСНО, однако, после регистрации у вас останется еще 30 дней для подачи данного уведомления.

Таким образом, дополнительно вам могут потребоваться:

  • Заявление о переходе на УСН – 2 экз. (в Москве могут требовать 3 экз.).
  • Нотариальная доверенность – 2 экз. (на подачу и/или прием документов).

Россияне часто меняют место жительства. Одни переезжают в другой город, чтобы устроиться на работу, другие вынуждены переехать в связи с учебой и т.д.

Место, где останавливается особа, может отличаться: кто-то снимает жилье, другие имеют возможность остановиться у друзей или родственников. Где бы не жил человек, у него должна быть временная регистрация, которая позволит получать различные социальные услуги и на законных основаниях находиться по месту фактического проживания.

Регистрация бывает двух видов: постоянная и временная. Первая оформляется на протяжении 7 дней после вселения в новую квартиру, которой человек владеет на правах собственности. Что же касается временной регистрации, то ее нужно оформить, если особа проживает более 90 дней в одном и том же месте, которое не является местом постоянного обитания.

Если документы о постановке на регистрационный учет не будут оформлены в течении указанного времени, человеку может быть выписан административный штраф. При этом количество таких штрафов не ограничено, то есть компетентные органы могут их выписывать хоть каждые несколько дней, если человек не решает вопрос со своей регистрацией.

Отсылки к закону

Существует ряд законодательных актов, которые регулируют вопрос выбора места проживания особы и ее постановки на регистрационный учет:

  • Конституция Российской Федерации.
  • Международные акты.
  • Закон №5242-1 про право граждан на свободу передвижения.
  • Жилищный кодекс, который в статье 38 устанавливает норму жилой площади на одного проживающего, в статье 40 указывает, каким требованиям должна соответствовать жилплощадь, статья 53 определяет, кто имеет право проживать вместе с нанимателем и наравне с ним пользоваться всеми правами и т.д.
  • Гражданский кодекс, которым установлено, каким образом определяется место жительства детей, которые не достигли 14 лет или тех особ, которые находятся под опекой. Также статья 288 закрепляет за собственником право сдавать свое жилье другим особам на основании договора и прочие нормы.

Статья 288. Собственность на жилое помещение

Образец заполнения заявления о регистрации по месту жительства

Как можно оформить прописку

Сегодня особа, которой нужно оформить регистрацию, поскольку произошла смена места жительства, имеет возможность выбрать для себя наиболее удобный и подходящий способ.

Сделать это можно:

  • при личном обращении в орган, который отвечает за постановку на учет граждан;
  • через портал государственных услуг, на котором нужно предварительно зарегистрироваться;
  • отправив документы по почте.

Бланк адресного листка прибытия (форма 2)

Обязательные действия

Документы и согласие сторон

Когда человек желает зарегистрироваться по месту проживания, поскольку произошла смена в РФ места обитания, он должен подготовить и подать в ФМС следующий пакет документов:

  • документ, который удостоверяет личность особы, желающей зарегистрироваться, а также собственника квартиры;
  • если регистрируются дети до 14 лет, в том числе новорождённый малыш, нужно предоставить их свидетельство о рождении;
  • документы, подтверждающие наличие собственнических прав на квартиру или документ, который является основанием для заселения в квартиру – договор аренды;
  • заявление, которое подготовлено по установленной форме;
  • адресный листок прибытия в 3-х экземплярах.

Следует помнить, что граждане могут быть зарегистрированы в помещении, которое не принадлежит им на правах собственности, исключительно при наличии согласия:

  • особы, которая является нанимателем, и всех совершеннолетних особ, которые вместе с ней проживают;
  • собственника жилого помещения;
  • если члены жилищно-строительного кооператива не являются собственниками жилья, нужно получить согласие на регистрацию от правления кооператива;
  • юрлица, которое владеет жилым фондом.

Именно согласие владельца — основание для проведения процедуры регистрации. Если у квартиры несколько собственников, то они все должны дать свое письменное согласие на вселение нового жильца.

Такое согласие дается в присутствии нотариуса или должностного лица, которое ответственно за проведение регистрации. Когда выражается согласие, также определяется период, на который человеку может быть предоставлена регистрация.

Если речь идет про регистрацию несовершеннолетних детей по месту временной регистрации их родителей, то в этом случае не требуется согласие владельца. Это связано с тем, что согласно законодательным нормам, ребенок имеет право быть зарегистрированным по месту регистрации своих родителей.

Варианты подачи заявления

Когда люди выбирают, каким образом провести оформление регистрации, они по старинке предпочитают личное обращение в соответствующее отделение ФМС. Этот вариант имеет преимущество над остальными, поскольку работник службы сразу укажет, каких документов не хватает и обратит внимание обращающегося на недочеты в оформлении бумаг.

Если человек подает бумаги через МФЦ, его ожидает примерно та же процедура подачи документов, однако, в данном случае удастся избежать очередей.

При личном обращении на рассмотрение заявления отводится 3 дня, по истечении этого срока процедура регистрации должны быть осуществлена, а человек сможет получить паспорт со штампом или свидетельство про временную регистрацию. Получение может отодвинуться на срок до 8 дней, если в ходе проверки окажется, что особа подала неполный пакет документов, или одна из бумаг будет нуждаться в дополнительной проверке.

Граждане России, в отличии от иностранцев, могут отправлять документы по почте. Делается это при помощи формирования заказного письма, которое направляется с уведомлением про вручение адресату. После того, как документы получены сотрудниками ФМС, а также проверены ними, отправитель получает письмо, которым его просят нанести личный визит в отделение миграционной служба.

Обратиться в ФМС нужно на протяжении 3-х дней с момента получения уведомления. При себе обязательно иметь паспорт, если речь идет о временной регистрации. Это позволит получить регистрационное свидетельство.

Все большей популярностью пользуется подача документов на регистрацию через портал государственных услуг. Первый шаг, который в этом случае придется выполнить, это произвести регистрацию на сайте. Делается это для идентификации личности обратившегося, что позволяет получить доступ ко всем разделам сайта.

В личном кабинете нужно выбрать соответствующую услугу и загрузить сканированные копии всех необходимых документов. Однако, оригиналы бумаг тоже понадобятся: их следует иметь при себе во время личного посещения миграционной службы, целью которого будет получение свидетельства про регистрацию.

Образец свидетельства о рождении

Центральные этапы

Порядок регистрации по месту жительства в 2020 году:

  1. Заполнение заявления на постановку на регистрационный учет. В данном документе должна содержаться следующая информация: ФИО, данные паспорта особы, год ее рождения, название органа, куда подается заявка. Также важно указать срок, на который человек желает получить регистрацию, место, где особа проживала до этого, полное имя гражданина, который предоставляет новое жилье и адрес для регистрации.
  2. Заполнение листка прибытия, в котором указывается ФИО, дата и место рождения, адрес, по которому человек прописан, место предыдущего проживания.
  3. Подготовка документов, которые подтверждают, что человек имеет основания для временного проживания: договор аренды, собственнические документы и т.д.
  4. На документах должен поставить свою подпись начальник структуры, куда подаются бумаги, а также печать. О том, что был изъят паспорт, человеку не выдается никаких дополнительных справок.
  5. Паспорт, в котором будет стоять прописка, или свидетельство про временную регистрацию можно будет получить уже через несколько дней после подачи документов.

Свидетельство о государственной регистрации права

Получение и учёт

На уровне законодательства установлена безусловная реализация гражданами их прав. Среди них и выбор места жительства. Однако, это предполагает выполнение определенных обязанностей, а именно постановка на регистрационный учет. За проведение данной процедуры отвечают территориальные отделения Федеральной Миграционной Службы.

Регистрация, как постоянная, так и временная, проводится на безоплатной основе. При этом человеку не обязательно подавать документы о том, что он был снят с учета по месту постоянного жительства.

Нужно понимать, что нежилое помещение не может использоваться в качестве места проживания и постановки на учет, а вот приватизированная квартира вполне для этого подходит, как и любое другое жилое помещение.

Административным регламентом определены службы и должностные особы, которые обязаны:

  • осуществлять первичный прием документов для проведения регистрации;
  • снимать с регистрационного учета граждан, которые выбыли по новому месту проживания;
  • готовить документы и передавать их в регистрационную службу.

На какие же службы возложена данная функция:

  • ЖЭУ;
  • жилищные кооперативы;
  • коммерческие структуры и акционерные общества, которые владеют жилым фондом;
  • другие организации, которые на любых правах владеют жилым фондом.

Регистрация некоторых категорий граждан:

  • особы, которые проживают на территории храмов или монастырей, должны быть зарегистрированы по месту пребывания;
  • представители тех профессий, которые связаны с постоянной сменой места пребывания, должны быть зарегистрированы по юрадресу, который является адресом регистрации их организации (моряки, геологи, строители и т.д.);
  • те, кто признан временными переселенцами, регистрируются на временное поселение;
  • несовершеннолетний ребёнок, который остался без родителей, регистрируется в приемной семье или специализированном учреждении, где он проживает.

Образец заявления собственника о согласии на регистрацию

Общий порядок регистрации в Москве

Закон определяет, что граждане, которые приехали в Москву и планируют тут проживать, должны зарегистрироваться в органах внутренних дел, которые являются органами регистрационного учета.

Выполнить регистрацию можно по месту жительства или месту пребывания. В первом случае, это квартира, частный дом или комната в общежитии. А во втором – гостиница или же любое другое помещение, где проживает человек. Пошаговая инструкция в данном случае ничем не отличается от регистрации в любом другом регионе РФ.

Временная регистрация в Москве должна быть оформлена, если человек планирует проживать тут больше 3-х месяцев. Это не только избавит от штрафных санкций, но и поможет трудоустроиться, устроить в садик или школу ребенка, получить медицинское обслуживание и т.д. Максимальный срок, на который может быть оформлена такая регистрация, составляет 5 лет.

Иностранный гражданин, прибывший на территорию России также обязан регистрироваться по месту пребывания. Сделать это он должен на протяжении 3-х дней с момента прибытия в Москву, в противном случае ему грозит штраф.

Действия по оформлению временной регистрации не предполагают снятия с регистрации особы по месту постоянного проживания. Порядок оформления временной регистрации в Москве ничем не отличается от порядка, который предусмотрен в остальных регионах России.

Что касается срока, на который оформляется прописка, то он определяется на основании договоренности, достигнутой между владельцем квартиры и тем, кто нуждается в регистрации.

Муниципальная квартира, в которую вселяется человек, имеет некоторые особенности при осуществлении регистрации в ней.

В данном случае человек должен предоставить такие документы:

  • ордер, который демонстрирует законность вселения;
  • контракт соцнайма;
  • письменное согласие, которое должен дать наймодатель, а также совершеннолетние члены его семьи, которые проживают вместе с ним.

Если регистрация происходит на жилплощади, которая была предоставлена для служебного пользования, нужно предоставить:

  • выписку, сделанную из решения исполнительного властного органа про вселение в это помещение;
  • согласие от руководства организации в письменном виде;
  • согласие нанимателя.

Административный регламент

Административным регламентом называют документы, которые необходимы для того, чтобы установить правила, по которым должны действовать государственные структуры при оказании различных услуг гражданам и организациям (физическое или юридическое лицо).

Требования к административному регламенту:

  • определить права и обязанности органа власти;
  • установить, в каком порядке происходит взаимодействий властных структур на различных этапах, которые касаются прав граждан на получение государственных услуг;
  • дать возможность заинтересованным лицам и организациям осуществлять контроль за рассмотрением их обращений.

При помощи административного регламента должны быть решены такие задачи:

  • все действия властных структур должны быть полностью прозрачны;
  • оказание противодействия коррупции;
  • определение подробного распорядка, с соблюдением которого осуществляется деятельность органов власти и особ, которые в них работают;
  • повышение эффективности работы исполнительных структур.

Параллельно с админрегламентом вводится регламент электронный.

Сделано это с целью:

  • уменьшения срока, который требуется для вынесения решения после подачи документов;
  • минимизации ошибок и злоупотреблений со стороны чиновников;
  • контроль за административными процессами.

Проживание без регистрации может грозить штрафом или депортацией.

Можно ли получить визу без регистрации — узнайте из нашей публикации.

Читайте далее, где зарегистрировать иностранного гражданина в своей квартире.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: