Загрузка...Прописка на территории РФ является обязательным условием для проживания в помещении, которое может находиться в собственности гражданина или арендоваться им. Первичная постановка на учет осуществляется родителями новорожденного, в течение жизни ребенок, а затем взрослый человек может перепрописываться в других жилых помещениях, если в этом будет необходимость.
Законодатель требует, чтобы у каждого гражданина РФ независимо от возраста была постоянная прописка. Временное пребывание в течение более чем 3 месяцев по адресу, отличному от постоянной прописки (в другом регионе) также требует регистрации по данному адресу проживания. Ребенка родители обязаны прописывать вместе с собой не только по адресу постоянной прописки, но и временной.
Для проживания и регистрации граждане могут выбирать только помещения, называемые жилыми и соответствующие по состоянию нормам, установленным законодателем. К жилым помещениям относятся в первую очередь квартиры, расположенные в многоквартирных домах, частные дома, находящиеся в городе или за его пределами, а также дачи (капитальные строения), комнаты в коммуналках.
Прописаться можно и в общежитии, гостинице, спецучреждении для взрослых или детей, также в другом помещении, где возможно проживать временно. Но законодатель считает, что коммерческое жилье или специальное не предназначено для постоянного проживания.
Оформление прописки по месту жительства, т. е. на постоянной основе или по адресу пребывания для временной, осуществляется главной структурой – Федеральной миграционной службой (ФМС). Но документы разрешается подавать и через другие госорганы, а также удаленно, они все равно будут направлены в ФМС, которая примет окончательное решение. По результатам постоянной прописки гражданина в его паспорте проставляется штамп, при временной он получает на руки свидетельство о регистрации.
Несовершеннолетним детям в обоих случаях выдается отдельное свидетельство. После того как гражданин будет поставлен на регистрационный учет, считается, что он уведомил государство о своем месте фактического проживания по определенному адресу.
Зачем это необходимо
В некоторых случаях наличие отметки в паспорте или временного свидетельства недостаточно, чтобы подтвердить регистрацию по месту жительства. Может потребоваться отдельная справка, как официальный документ, скрепленный печатью и заверенный должностным лицом. У каждого гражданина, имеющего регистрацию по тому или иному адресу, есть право на получение такого документа.
Обычно его требуют:
| При трудоустройстве | К заявлению на работу и другим бумагам работодатель требует приложить справку о прописке, иными словами называемую «справкой о составе семьи». Нередки случаи, когда временно пребывающих граждан не желают трудоустраивать солидные компании, им нужны сотрудники, которые в регионе ее расположения будут проживать постоянно. Особенно это важно при трудоустройстве на работу, связанную с финансовой или материальной ответственностью. Законодатель утверждает, что соискателем может быть любое лицо, даже без прописки, но чаще всего работодатели нарушают это требование. |
| В финансовом учреждении, когда гражданин обращается за займом | Физическое лицо не может получить кредит без прописки вообще, а при наличии только временной к потенциальному заемщику предъявляются повышенные требования. Но справка о регистрации потребуется в любом случае. |
| При оформлении различных пособий, льгот, пенсий, материальной помощи, субсидий и других выплат | Каждый гражданин, зарегистрированный по определенному адресу, может встать на учёт в районном отделе соцзащиты, где при наличии необходимых документов ему будет дана возможность воспользоваться социальными благами, предусмотренными Конституцией РФ. |
| В дошкольном или общеобразовательном учреждении, куда родители обращаются для устройства ребенка | Хотя по закону администрация не имеет права препятствовать посещению ребенком заведения при наличии свободных мест, но без прописки в регионе расположения школы или садика детей брать отказываются. Они ссылаются на то, что в первую очередь места распределяются на детей, проживающих поблизости. При переезде в другой регион родителям придется обязательно прописать себя и ребенка, чтобы можно было взять справку для школы или садика. |
| При оформлении сделок с недвижимостью | Так, покупатель квартиры или дома желает знать точно, что помещение не является обремененным и в будущем у него не возникнет проблем с выпиской зарегистрированных граждан через суд. Если такую справку не потребует у продавца нотариус, то покупатель точно пожелает ее увидеть. |
Также справка о том, кто прописан в жилом помещении, требуется одному из родителей, когда он дает согласие на регистрацию ребенка по адресу проживания другого. Например, мать оформляет у нотариуса согласие, чтобы ребенок прописался с отцом, в регистрирующем органе от нее дополнительно потребуют справку, что с ней несовершеннолетний не прописан.
Образец заполнения справки формы №9 о регистрации
Центральные требования
Получить справку о прописке может:
- Собственник помещения, независимо оттого, зарегистрирован он в нем или нет. Он может запросить документ о своей прописке или о лицах, которых он зарегистрировал. Но такой документ может быть ему выдан за период, когда он являлся собственником.
- Гражданин, который прописан в помещении на данный момент или был зарегистрирован, т. е. конкретно за тот период, когда он там проживает или проживал.
- Законный представитель несовершеннолетнего, если последний является собственником помещения или проживает в нем.
- Представитель прописанного гражданина или собственника, имеющий на руках нотариально оформленную доверенность.
Сведения, которые вносятся в справку, относятся к персональным данным (ФЗ №152 от 27.07.06), поэтому иные лица не могут получить доступ к ней, только те, кому она предъявляется по требованию. Но сделать запрос на получение сведений может также налоговая, прокуратура, ПФР, суд, полиция, другие структуры.
Существующие виды
В зависимости от вида регистрации запросить документ можно по форме:
| №8 | Справка выдается на основании штампа в паспорте о постоянной прописке и предъявляется гражданином по требованию. В документе указывается, что данное лицо прописано по указанному адресу. Для несовершеннолетних детей по ф. №8 оформляется свидетельство о постоянной прописке. Оно является приложением к свидетельству о рождении.
Скачать бланк свидетельства о регистрации по месту жительсвта по форме 8 |
| №3 | По этой форме выдается временное свидетельство для взрослых и детей. Документ оформляется, когда гражданин становится на временный учет по месту пребывания.
|
| №9 | Именно эту форму документа о регистрации называют «справкой о составе» семьи.
Но он может быть оформлен в 2-х видах:
Скачать образец справки о регистрации по форме №9 о составе семьи |
Если, к примеру, при приеме на работу или получении кредита вполне подойдет ф. №8, то для судебного разбирательства может понадобиться ф. №9. При обращении за документом гражданин должен четко указать, какая справка ему нужна, т. к. именно форма №8 и 9 является основной, предъявляемой по требованию по месту постоянной регистрации граждан.
Форму №3 специально заказывать не нужно, т. к. она автоматически выдается, как только гражданин временно прописывается. Если по месту пребывания от гражданина требуют справку о прописке, то достаточно предъявить именно ее. Справка о прописке должна заказываться, если паспорта со штампом будет недостаточно и в иных случаях, когда требуется подтвердить информацию за предыдущий период.
Архивная форма №9 может понадобиться гражданину, который становится участником приватизации жилья после 2022 г. Ему необходимо доказать, что за время проживания в муниципальном жилье он не использовал свое право, поэтому придется предъявить такие документы по всем адресам, где он был зарегистрирован ранее. При наличии справок агентство приватизации может оформить документ, свидетельствующий, что гражданин никогда не приватизировал жилье.
Справка о регистрации в архивном варианте понадобиться и при оформлении наследственных прав, когда требуется доказать о фактическом вступлении в наследственные права гражданину, который пропустил срок подачи документов, но проживал с наследодателем на момент открытия наследства.
Еще один важный момент — это продажа квартиры. Архивная ф. №9 о составе семьи дает полную картину о лицах, которые не видны в обычном документе, т. к. выбыли или находятся в местах лишения свободы, были прописаны только временно. Так, если формы №3 и 8 называются свидетельствами о регистрации, то ф. №9 считается именно справкой.
Внешний вид документа
Заполняется документ ответственным сотрудником на основании бумаг, которые предъявит заявитель, и сведений, хранящихся в базах данных. Заверяется он государственной печатью, которую ставит организация, выписывающая документ.
На справке или свидетельстве о регистрации обязательно проставляется дата выдачи:
| Форма №3 или 8 |
Должна содержать соответственно данные о временно или постоянно зарегистрированном жильце:
Получить документ может лично заявитель или его представитель. |
| Справка по ф.9 (простая) |
Должна содержать сведения о лицах, которые числятся в жилом помещении на данный момент:
|
Образец свидетельства о регистрации по месту пребывания
Варианты получения
У гражданина есть несколько вариантов, куда обратиться, чтобы оформить документ:
Следует отметить, что ФМС также может выдать справку по ф. №9 или по ф. №8 о факте прописки по данному адресу. Свидетельство о временной прописке по ф. №3 (взрослому, ребенку) или о постоянной 8 (ребенку) будет выдано той госорганизацией, куда для прописки обращался гражданин, т. е. в том числе и территориальным отделением ФМС.
Для обращения гражданин подготавливает пакет необходимых документов, а если речь идет о прописке и получении впервые временного свидетельства (штампа в паспорте), прилагает к нему заявление.
Для получения только справки о регистрации потребуется подать заявление и документ, подтверждающий прописку, т. е. паспорт со штампом, свидетельство о рождении ребенка, постоянное или временное свидетельство о прописке. Если документ будет запрашиваться представителем, имеющим доверенность, то он предъявляет свой гражданский паспорт.
При обращении в паспортный стол или территориальное отделение ФМС необходимо учесть наличие постоянных очередей, тогда как МФЦ были открыты, чтобы разгрузить работу других госорганов, занимающихся регистрационной процедурой. Перед отправкой запроса или документов на прописку их следует заверить у нотариуса, в том числе и копию паспорта.
Отправляются бумаги ценным письмом, обратно по почте можно получить временное свидетельство о прописке на имя ребенка или взрослого, справку о регистрации по ф.8 и 9.
Через Госуслуги можно сделать только запрос на прописку/выписку. Но получить любой документ придется лично в территориальном отделении регистрирующего органа или в паспортном столе, т. к. туда придется прийти с оригиналами бумаг для проверки на соответствие отосланных ранее данных, указанным в документах.
Если на оформление прописки и получение временного свидетельства по ф. №3 или 8 уходит у сотрудников госструктуры 3−8 дней, то справка о прописке обычно выдается в день обращения или на следующий. Необходимо также отметить, что иностранные граждане не могут воспользоваться услугами интернет-сервиса Госуслуг или МФЦ, им требуется личное обращение за подобными документами.
Информативная составляющая справки о регистрации
Справка о регистрации или составе семьи в расширенном варианте по ф. №9 выдается только собственнику помещения или прописанному в настоящий момент, выбывшему из адреса, но только с разрешения владельца. Для этого собственник должен оформить на гражданина нотариальную доверенность, в которой он дает право на получение подобного документа.
Помимо сведений, которые указываются в обычной справке по ф. №9 в архивную следует внести лиц, которые снялись с учета и причину выбытия. Напротив каждого лица, имеющего отношение к жилплощади сейчас или ранее, проставляется дата прописки и выписки, если она состоялась.
Лица, которые выбыли из жилого помещения, могут быть указаны с момента, как многоквартирный дом или частный был введен в эксплуатацию. Настоящий собственник может о них ничего и не знать. Именно бланк архивной справки может пролить свет на лицо, которое давно выбыло, но по законным основаниям право проживания за ним сохраняется.
Расширенный вариант документа может содержать данные о площади помещения, количестве комнат, информацию о задолженности по коммунальным, вид собственности, но чаще всего запрашиваемого интересует только перечень прописанных и выбывших лиц.
Смежные особенности
Заявитель должен знать, куда обращаться за справкой о составе семьи и как она оформляется для ребенка, а также в случаях, когда прописанный гражданин умер, каков срок действия каждого документа.
Где её можно взять
Собственник, которому нужна архивная справка о прописке или обычная (ф. №9), должен знать, где получить документ без проблем и с достоверными сведениями. Это можно сделать через паспортный стол в ЖЭКе, который обслуживает данное жилье.
Если собственник не прописан в помещении, то потребуется предъявить паспорт и свидетельство о регистрации прав на имущество. Представитель (прописанный гражданин ранее или на момент получения документа) должен предъявить свой паспорт и доверенность. Ответственные сотрудники нередко соглашаются оформить документ после устной просьбы, но могут потребовать написать заявление.
На оформление обычной справки уходит 15−30 минут, архивную придется ждать несколько дней. Если получением информации заинтересуется постороннее лицо, не имеющее отношения к жилплощади, то запрос можно сделать через Росреестр, но будет доступен только простой документ. Разрешено также обращаться через почту, но тогда придется обязательно оформить заявление.
Бланк справки о составе семьи
Детали для ребёнка или умершего
В 2022 году, чтобы получить справку о прописке ребенка по указанному в заявлении адресу, необходимо предъявить его свидетельство о рождении и документ, указывающий, что ребенок уже прописан, т. е. ф. №3 или № 8. Эти формы будут получены законным представителем малолетнего при его постановке на учет.
В некоторых учебных (дошкольных) заведениях администрация требует к заявлению на поступление приложить не только копию свидетельства о рождении, но отдельный документ о прописке, т. е. ф. №9. В документе будет достаточно указать, что по данному адресу жилого помещения, которое принадлежит такому-то собственнику, проживает и прописан ребенок.
Фактически свидетельство о регистрации на ребенка и справка о прописке будут содержать одну и ту же основную информацию:
- Ф. И. О. несовершеннолетнего;
- фактический адрес прописки, т. е. может потребоваться справка с места постоянного проживания или временной регистрации;
- вид прописки по указанному адресу, которую имеет ребёнок;
- название госоргана, который оформил документ;
- данные сотрудника, ответственного за оформление, его подпись;
- печать организации.
Описывать жилую площадь или приводить другие данные в отношении жилого помещения в справке для несовершеннолетнего не актуально, поэтому эти сведения обычно опускаются.
По заявлению собственника и на основании свидетельства о смерти можно сделать запрос в ФМС или другой регистрирующий госорган и выписать умершего гражданина из жилплощади. После чего достаточно оформить новую справку о составе семьи по ф. № 9, где напротив выбывшего гражданина будет стоять причина выписки.
Такой документ может понадобиться, например, при оформлении субсидии, в суде, в других случаях, т. е. запрашивающая организация должна увидеть, что количество зарегистрированных в помещении уменьшилось. Взять документ можно все в том же ЖЭКе у паспортиста.
Сроки и стоимость
Оформление справки, как и получение свидетельства о регистрации, штампа в паспорте является бесплатной государственной услугой. Если для подачи документов заявителю потребуется воспользоваться услугами нотариуса, тогда оформление будет стоить денег.
Ни один законодательный акт не устанавливает срок действия документа о прописке (ф. №8) или о составе семьи (ф. №9). Но организация, которая затребует справку, будет ориентироваться примерно на 30-дневный срок с момента ее оформления, далее она посчитает ее недействительной.
Свидетельство о регистрации (временной ф. №3 или постоянной ф. №8) является срочным. Срок его действия истекает обычно по окончании договора аренды, но продлению подлежит тот и другой документ. Но выдать его смогут при повторном обращении с тем же пакетом документов.
Случаи отказа
При оформлении документа, особенно через паспортный стол в ЖЭКе, можно столкнуться с отказом при наличии долгов по коммунальным платежам. Данный отказ является незаконным, но таким образом граждан мотивируют рассчитываться по долгам.
В такой ситуации можно:
- потребовать выдать отказ в письменной форме;
- обратиться с жалобой к начальнику ЖЭКа или паспортного стола;
- подать жалобу в суд или прокуратуру.
Единственным правомерным отказом является отсутствие необходимых документов для получения справки о прописке. Самоуправство, к которому относится незаконный отказ, считается административным правонарушением согласно КоАП, ст. 19.1 и подлежит взысканию штрафа в размере от 100 до 500 руб. с физических и должностных лиц.
Статья 19.15. Проживание гражданина Российской Федерации без документа, удостоверяющего личность гражданина (паспорта)
Справка о регистрации по месту жительства (прописке), один из самых популярных документов, которые выдаются паспортными столами или иными органами, выполняющими их функцию.
Зачем нужна
Форма 9 – это информационный документ, содержащий в себе сведения о лицах, зарегистрированных в жилом помещении по определенному адресу, а также сведения о выбывших, снятых с регистрации лицах. Иногда эту форму называют справкой «о составе семьи».
Форма выдается на основании карточки регистрации.
Карточка регистрации по форме 9 заполняется специалистами служб учета. Карточка регистрации является основанием, для осуществления прописки лица в определенную квартиру.
Справка по форме № 9 нужна для:
- продажи жилого помещения;
- оформления детей в дошкольные учреждения или школы;
- трудоустройства;
- расселения коммунальных квартир;
- начисления пособий и льгот;
- оформления кредитных или ипотечных обязательств;
- для военкомата, при призыве на службу (необходима, для личного дела).
Форма 12 — чем отличается от формы 9
Справка формы № 12 содержит в себе сведения о лицах, которые были сняты с учета в конкретном жилом помещении по каким – либо обстоятельствам, но имеют право в дальнейшем претендовать на жилплощадь. Содержит информацию о снятых с учета несовершеннолетних, о лицах, которые отбывают наказание, о лицах, которые проходят службу в армии или выбыли в связи с временным переездом и так далее.
Главное отличие справки о регистрации формы № 9 и формы № 12 заключается в том, что форма 12, содержит в себе информацию о прописанных в квартире или другом жилом помещении, за весь период существования конкретного жилого помещения. Справка же № 9 отражает информацию о зарегистрированных лицах только за период проживания собственника помещения.
Где получать: список организаций
Получить форму 9 можно в нижеперечисленных органах, обратившись с соответствующим заявлением лично, либо через представителя:
- паспортный стол по месту фактического нахождения жилого помещения;
- в некоторых городах существуют отделы по вселению и регистрационному учеты граждан;
- жилищная эксплуатационная компания также может помочь в выдачи информационных справок формы № 9, и формы № 12;
- справку можно заказать, воспользовавшись сайтом «Госуслуги»;
- получение справок возможно и по почте;
- МФЦ также осуществляет прием заявлений и выдачу данной справки.
Через интернет
Как говорилось ранее документ о прописке можно получить с помощью сервиса «Госуслуги» на просторах интернета. Для того что бы оформить заявку на получение документа, необходимо авторизовать на официальном сайте портала, выбрать раздел «Категории услуг», вкладка «Предоставление справки с места жительства». Далее необходимо заполнить советующие поля.
На сайте (на Госуслугах) имеется образец заполнения заявления, бланк, а также можно скачать шаблон заявления у нас. ↵
Через ЖЭК, МФЦ и др.
Взять форму 9 можно обратившись в органы, которые исполняют обязанности по обслуживанию жилых помещений (ЖЭК) или органы занимающиеся ведением различного рода учетами (паспортный стол, МФЦ).
Взять документ с информацией о регистрации, можно лично обратившись в один из указанных органов, предоставив специалисту, все необходимые документы. Выдача справки осуществляется и представителям собственника. В этом случае необходимо заранее подготовить доверенность, которая будет заверена в установленном порядке.
Если по тем или иным причинам лично явится в один из указанных органов, нет возможности, то следует прибегнуть к услугам «Почты России». В этом случае необходимо самостоятельно скачать бланк заявления из интернета, заполнить его, приложить к бланку пакет документов, и отправить заказным письмом с описью вложения. В заявлении необходимо указать, каким образом направить ответ.
Где получить архивную справку формы 9 и 12
В реальной жизни случается, что необходима информация не о прописанных на сегодняшний день в квартире лицах, а сведения о всех лицах, которые были зарегистрированы и сняты с учета на протяжений всей эксплуатации квартиры, дома и так далее. К таким случаям относят:
- процесс приватизации квартиры (для доказательства неиспользования права приватизировать жилое помещение);
- процесс вступления в наследство (фактическое принятия имущества);
- архивная справка может потребоваться покупателю при продаже квартиры, для того, что бы убедиться в отсутствии прописанных лиц, на жилой площади, а также отсутствии лиц, которые временно не проживающих, но сохраняют право проживания в квартире (например — заключенных).
Выдают архивные справки в паспортном столе по месту нахождения квартиры, или частного дома. Однако подготовка данного документа займет больше времени, чем подготовка простой формы 9.
Также можно попробовать получить выписку из сайта госуслуг.
Образец, как выглядит
Внешний вид справки о регистрации по месту жительства можно оценить на фото.
Кликните на фотографию формы для увеличения.
В документе обязательно должны быть указаны следующие данные:
- ФИО, дата рождения и год рождения, лица, которому выдается форма;
- Вид регистрации (постоянная, временная), а также дата регистрации;
- Адрес, по которому зарегистрировано лицо (указывается улица, номер дома, номер квартиры);
- Указываются ФИО всех лиц, зарегистрированных в жилом помещении;
- Основания регистрации лиц;
- Сведения о жилом помещении (площадь, количество комнат);
- Дата выдачи, подпись специалиста.
Для ребенка
При устройстве детей в дошкольное образовательное учреждение или школу, департаменты образования требуют представить данные о месте регистрации ребенка.
Документ о прописке ребенка должен оформляться в соответствии с формой 9. Других особенностей нет. Запрос, конечно, делают родители.
Необходимые документы
Получить справку о постоянной или временной регистрации, могут только следующие лица:
- Лицо, являющееся собственником жилья;
- Лицо, которое зарегистрировано в жилом помещении (только в период его регистрации);
- Законный представитель несовершеннолетнего лица, прописанного в квартире;
- Представитель собственника жилого помещения.
Для получения формы 9 нужно представить специалисту следующие документы:
- Заявление соответствующего образца;
- Паспорт или другой документ, который удостоверяет личность.
- Если документы подает представитель, то потребуется доверенность, заверенная нотариусом.
Сроки получения и действия справки о регистрации, цена
Как правило, справка о прописке получается в течение двух часов, после того, как вы лично явились в орган и представили все необходимые документы.
Если необходимо получить архивную справку, то органам потребуется несколько дней, что бы проверить все данные о лицах, которые были зарегистрированы на протяжении всего времени эксплуатации помещения.
Если заявление на получение справки было составлено с помощью сайт «Госуслуги», то будьте готовы к тому, что срок подготовки документа будет около 30 дней.
Срок действия формы 9 государством не установлен. Это значит, что с момента получения срок её годности не ограничен конкретным временем. Однако, существует исключение. Форма 9 действительна в том случае, если в жилом помещении не наступил случай снятия зарегистрированного лица с учета, или наоборот не было зарегистрировано новое лицо.
Справка о регистрации выдается на бесплатной основе. Поэтому помните, что сотрудники служб просят оплатить государственную пошлину, это повод обратиться в прокуратуру или вышестоящие инстанции.
Возможные трудности и нюансы, причины для отказа
Встречаются случаи, что заявителям отказывают в выдаче справки, мотивируя отказ наличием неоплаченных счетов за коммунальные услуги. Специалисты разъясняют, что необходимо погашение долгов, а потом только возможна реализация права на получение документа.
Помните, такой подход к рассмотрению заявлений считается незаконным и признается самоуправством должного лица.
Если Вы столкнулись с таким случаем, то необходимо требовать выдачи мотивированного отказа в письменной форме и обращаться с ним в надзорные инстанции.
Таким образом, справки форм 9 и 12 входят в состав пакета документов при разрешении различных ситуаций, а также используются для ведения учета местонахождения лиц. В свою очередь процесс получения этих справок достаточно простой.
Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации справок, выданных работникам .docСкачать образец журнала регистрации справок, выданных работникам .doc
Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.
Заявления
Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.
На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.
Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.
Составные части журнала
Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.
Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.
Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:
- Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
- Дата выдачи. Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
- ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
- Содержание справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка. В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.
- Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
- Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
- Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.
Разновидности журналов
Существуют три основные разновидности журналов:
- Документы по кадровому делопроизводству.
- Журналы по общему делопроизводству.
- Журналы по охране труда.
Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.
Хранение
При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.
После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).
Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.
Оборотная сторона
С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).
Ответственный за заполнение
Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.
В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.
Обязательна ли такая форма
Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:
- Регистрационном номере справки отдельно.
- ФИО и других данных того сотрудника, который готовил справку, а также его подпись.
- Том, какие основания для получения справки были. Ссылки на номера документов с датировкой.
Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.
Допустимы ли исправления
При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.
Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.
Краткое содержание
Бесплатный вопрос юристам онлайн
Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните, юрист Вам поможет:
Бесплатно с мобильных и городских
Вопросы
1. Мне нужна архивная справка о регистрации (выписка из домовой книги за 2022 год)
Адвокат
Люфт Е.В.,
814 ответов,
450 отзывов,
на сайте с 16.05.2014
1.1. Попробуйте обратиться в Администрацию Вашего города в Архив. Возможно, у них имеются необходимые сведения или там Вам скажут, где такие сведения можно получить.
2. Где взять архивную справку о регистрации если дом проживания кооперативный?
Юрист
Касицын А.В.,
11981 ответ, 2022 отзывa,
на сайте с 08.10.2014
2.1. в областном архиве
3. Орган выдающий архивную справку о постоянной регистрации по месту жительства?
Юрист
Глушаков Е.В.,
241 ответ,
51 отзыв,
на сайте с 21.07.2011
3.1. Здравствуйте. Обратитесь в отдел по вселению и регистрационному учету граждан по месту жительства, где Вы проживали в период, за который нужна справка.
4. Хотелось бы узнать архивные справки о регистрации можно получить по доверености?
Адвокат
Галкина О.Н.,
25734 ответa, 2022 отзыв,
на сайте с 27.07.2007
4.1. Архивные справки о регистрации может получить представитель по доверенности, если в ней содержатся соответствующие полномочия.
5. Мне надо сделать запрос для получения архивной справки о регистрации дедушки по г. Петровск, Саратовской обл.
Адвокат
Степанов В.И.,
36042 ответa,
15813 отзывов,
на сайте с 15.10.2011
5.1. Вы можете обратиться с данным заявлением в архив лично, либо можно использовать адвокатский запрос. Если же дело будет рассматривать судом, то можно ходатайствовать перед судом об истребовании соответствующих доказательств.
Ч.1 ст. 57 ГПК РФ 1. Доказательства представляются сторонами и другими лицами, участвующими в деле. Суд вправе предложить им представить дополнительные доказательства. В случае, если представление необходимых доказательств для этих лиц затруднительно, суд по их ходатайству оказывает содействие в собирании и истребовании доказательств.
6. Где можно получить архивную справку о регистрации по месту жительства до 2022 года в г.Мирный Архангельской области?
Адвокат
Ларионова Ю. В.,
246 ответов,
120 отзывов,
на сайте с 30.07.2022
6.1. Здравствуйте! По вашей ситуации можно отметить следующее: в отделе полиции по вопросам миграции
С уважением.
7. Где взять архивную справку о регистрации по месту жительства в г. Орске родителей о месте проживания в 2022 году?
Юрист
Чернецкий И.В.,
60606 ответов,
18714 отзывов,
на сайте с 18.09.2013
7.1. Здравствуйте! Нужно в загс и архив 2 запроса направить.
8. ДЛя приватизации квартиры нужна Архивная справка о предыдущей регистрации в период с июля 1991; где можно ее получить?
Юрист
Дроздова А. С.,
5 ответов,
3 отзывa,
на сайте с 22.01.2022
8.1. Добрый день, вы можете ее получить в ближайшем отделении МФЦ.
9. Как мне получить архивный справку о проживании моей матери в поселке Абагур Кемеровской областив период 1946-1952, если регистрация рождения была в Сталинск (сейчас Новокузнецк) Кемеровской области. Спасибо.
Адвокат
Разборов А. В.,
13396 ответов, 2022 отзывa,
на сайте с 18.09.2016
9.1. Если проживала в этом поселке, то и была там прописана. Следовательно обратитесь с запросом в Управление федеральной миграционной службы по кемеровской области. Должны дать такую справку. Можно установить факт проживания через суд. Свидетелей для этого подтянуть в судебное заседание.
10. Я была прописана в сельском поселении, в чернобыльской зоне, дающей право на досрочный выход на пенсию. В 2022 году была выписана и прописана в другом городе. Обратилась в сельский совет за архивной справкой о периоде регистрации. Но оказалось, что в домовой книге записи о моей прописке нет. В паспорте стоит только штамп о выписке. Как мне быть? Какие мои действия?
Юрист
Белоусов С.Н.,
91346 ответов,
34109 отзывов,
на сайте с 05.04.2009
10.1. Здравствуйте.
В судебном порядке доказать факт проживания.
Юрист
Даниелян М. С.,
77 ответов,
70 отзывов,
на сайте с 25.08.2018
10.2. В случае, когда требуется подтверждение какого-либо обстоятельства, нужно подать заявление об установлении имеющего юридическое значение факта.
Необходимо обратиться в суд с исковым заявлением об установлении факта проживания. Привлекайте свидетелей, которые подтвердят информацию.
Отмечу, что в законодательство введены новые правила по ведению домовых книг (Приказ МВД России от 31.12.2017 N 984).
Юрист
Мерный М. А., 2022 ответов, 2022 отзывов,
на сайте с 11.05.2018
10.3. Здравствуйте.
Данные о регистрации должны быть в МВД в отделе по вопросам миграции или в архиве Адресного бюро.
Бесплатный вопрос юристам онлайн
Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните, юрист Вам поможет:
Бесплатно с мобильных и городских
Поставить миграционные службы о своем новом месте жительства или месте пребывания – и право, и обязанность каждого гражданина. Часто различные организации и учреждения требуют от граждан предоставления справки о наличии регистрации. Где взять справку о прописке?
Когда может потребоваться?
Ни одно серьезное дело не обходится без справки о наличии регистрации, причем подтвердить таким документом факт своего нахождения имеют право граждане:
- зарегистрированные постоянно, по месту жительства;
- временно пребывающие в данном населенном пункте.
Люди имеют право по своей воле выбирать, где им жить, работать, отдыхать, лечиться, но они обязаны объявить миграционной службе о своих планах, оформив один из видов прописки. Эти действия граждан и должностных лиц регламентируются такими законодательными актами:
- Закон РФ от 25.06.1993 N 5242-1 «О праве граждан…».
- Приказ ФМС РФ от 11.09.2012 N 288, утвердивший «Административный регламент ФМС…».
- Конституция РФ и ГК РФ.
Имеющему прописку как по месту жительства (о чем делается отметка в паспорте), так и по месту пребывания может понадобиться справка о наличии у него этой прописки.
Требовать такую бумагу могут:
- при приеме на работу;
- в ЗАГСе, при женитьбе, разводе, регистрации младенца;
- в школе, в детсаду;
- в военкомате;
- в банке;
- при совершении акта купли-продажи недвижимости и т.п.
Названий у этого документа много, но правильно называть его справкой формы №9. Подготовка и выдача населению подобных документов относится к муниципальным услугам, которые подчиняются ФЗ от 27 июля 2022 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг.
Виды справки формы №9
Документ о прописке, называемый формой №9, имеет две разновидности: обычную и архивную. Обычная справка содержит сведения обо всех лицах, имеющих регистрацию всякого вида, но только на данную дату.
Архивная форма справки включает полный перечень лиц, когда-либо имеющих прописку по этому адресу. Обычно такие сведения интересны в случае покупки квартиры, когда важна вся история. Ведь можно купить квартиру, в которой проживал человек, снятый с учета по этому адресу по причине:
- учебы в другом городе;
- отбывания срока наказания за совершенное преступление;
- службы в армии;
- нахождения в длительной командировке.
Вернувшись, эти люди будут иметь право восстановить прописку и претендовать на жилплощадь. Также архивная форма может понадобиться:
- при оформлении наследства;
- для приватизации жилплощади.
Архивный вариант справки подтверждает «чистоту» жилища при купле-продаже.
Бланк справки по форме №9.
Образец заполнения бланка.
Содержание
Этот документ имеет типовую форму содержащую такие данные:
- ФИО полностью и дата рождения гражданина, которому выдается;
- вид регистрации, дата;
- полный адрес;
- перечень всех лиц, проживающих вместе с получателем справки, их вид регистрации, ее дата, а также степень родства;
- наименование и номер, дата выдачи документов, являющихся основанием для вселения;
- подробная характеристика квартиры;
- примечания, в которых описываются дополнительные сведения о жильцах и наличие брони.
Далее следует указать, куда требуется справка.
Ниже – дата выдачи, должность, подпись и лица, выдавшего документ, а также печать.
Кому выдадут?
Получить доступ к данным имеет право не каждый, а только тот, кто:
- владелец, причем нет разницы, прописан он или нет;
- ответственный квартиросъемщик или иное лицо, имеющее прописку по этому адресу;
- законный представитель прописанного на данной жилплощади ребенка (один из родителей, приемный родитель, опекун).
Если обратится человек с доверенностью, заверенной нотариально, от имени любого из вышеперечисленных граждан, то отказа в выдаче бумаги не последует.
Бывает, что такая бумага готовится по запросу суда, прокуратуры, Пенсионного фонда или иного государственного органа.
Где получить справку о прописке?
Получить этот документ можно по-разному, в зависимости от того, какой запас времени имеется. Обращаться можно в:
- отдел регистрации учета передвижения граждан, имеющийся при любой жилищной конторе (к паспортисту);
- МФЦ;
- УМФС;
- администрацию населенного пункта, если это село, поселок.
Если все в порядке, гражданин имеет одну из видов прописок по этому адресу, о чем есть записи в учетной поквартирной карточке, то работник, сверив данные паспорта жильца, тут же подготовит справку обычного вида.
Где получить справку о регистрации по месту жительства архивную? Такую бумагу нужно заказать заранее, обратившись в БТИ или в городской, областной архив.
Для физических и юридических лиц
Для физических лиц есть следующие варианты:
- личное обращение или через доверенное лицо;
- почтовыми услугами;
- через личный кабинет на сайте госуслуг.
В зависимости от региональных требований, может понадобиться подача заявления с просьбой об оформлении такой бумаги, тогда работники будут точно знать, что они исполнили просьбу в полной мере, удовлетворив запрос по требуемой разновидности документа.
В заявлении нужно в правом верхнем углу написать, в какое учреждение заявитель обращается, ниже по центру – «Заявление о предоставлении услуги по выдаче справки о регистрации». С новой строки следует указать полностью ФИО заявителя, а также вид регистрации и адрес.
Дальше последует просьба а выдаче справки о регистрации, причем из вариантов нужно выбрать и подчеркнуть нужны – обычную или архивную.
Ниже всегда указывают, каким именно образом желают получить бумагу – лично здесь же или почтовым отправлением, далее — контактный , подпись с расшифровкой, дата. Обычно для ускорения процесса приема людей выдают готовый бланк, в который нужно только вписать свои данные, а из вариантов выбрать и подчеркнуть нужное.
При обращении по почте заявление вкладывают в конверт вместе с копией паспорта, а ответ будет отправлен тем же путем, только срок ожидания результата увеличится на время доставки конверта туда и обратно, а также на работу сотрудника с архивом, если вариант требуется именно такой.
Интернет-вариант также не предполагает немедленного результата, который может быть получен лично или по почте. Срок получения результата может составлять до 10 дней.
Юридическое лицо обязано составить на своем фирменном бланке письмо с просьбой о подтверждении прописки какого-либо гражданина, причем должна быть указана мотивация данного действия. Самый оптимальный вариант – выписать доверенность на представителя юридического лица, который придет в часы приема и сразу же сможет получить ответ.
Срок давности и стоимость
Хотя законом срок давности на этот документ и не установлен, на практике он составляет не более 1-го месяца, так как даже за этот период могут произойти изменения в составе жильцов – кто-то выпишется, а кто-то встанет на учет по этому адресу.
Услуга по выдаче ф. №9 относится к бесплатным. За отдельную плату могут быть выполнены недостающие ксерокопии с оригиналов документов, или заполнение заявления, когда гражданин плохо видит, малограмотен или недостаточно владеет русским языком. Если ничего не понадобится дополнительно (все, что требуется, будет в наличии), то справка обойдется безвозмездно.
Возможен ли отказ?
Да, бумагу могут и не выдать, если для отказа есть законное основание:
- документы обратившегося гражданина недействительны;
- не предоставлен оригинал паспорта;
- обратившийся за услугой человек не прописан в этой квартире, поэтому не относится к кругу лиц, которые имею на это право.
Отказ по причине задолженности по оплате за пользование коммунальными услугами незаконен.
Если нужна справка о составе семьи, то заранее ее брать нет смысла. Личный визит дает возможность получить эту бумагу в течение 15-20 минут или на следующий день, в зависимости от загрузки паспортиста или сотрудника МФЦ. Когда время терпит, то можно воспользоваться почтой, и через 8-10 дней положительный результат будет получен.
Всеми правами граждан РФ можно пользоваться в полной мере, если есть регистрация, неважно, какого она вида – постоянная или временная.
Уведомить власти о своем местонахождении обязан каждый человек, даже если приехал в другой регион, чтобы подлечиться в санатории.
О том, чем отличается временная прописка от постоянной, а также о том, возможна ли временная регистрация без постоянной, можно узнать из наших статей.
Понятие
Что такое и для чего нужно свидетельство о регистрировании по месту пребывания?
Местом пребывания считают пункт, в котором гражданин не живет постоянно, а находится временно.
Никому не возбраняется путешествовать, учиться, работать, подправлять здоровье, главное, что в случае, если срок нахождения вне дома составляет больше 90 дней, то нужно заявить о себе в миграционную службу. Результатом учетных мероприятий станет специальная бумага – свидетельство.
Этот документ дает возможность его обладателю:
- пользоваться услугами поликлиники и стационарных медучреждений;
- оформить пенсию, льготы, субсидию;
- получить хорошую работу;
- оформить детей в детсад или школу по месту непостоянного нахождения;
- взять кредит и т.п.
О том, как временно прописать несовершеннолетнего ребенка и можно ли временно прописать новорожденного, можно узнать из наших статей.
И взрослому, и ребенку такой документ просто необходим, так как все системы обслуживания населения привязаны территориально к адресу прописки.
По месту временного нахождения доказательством наличия того, что человек находится в данном населенном пункте, сообщив о своем присутствии, и есть такое свидетельство, имеющее специальную форму.
Как выглядит временная прописка?
Форма 3 бланк свидетельства о регистрации по месту пребывания.
Форма 3 образец свидетельства о регистрации по месту пребывания.
Узнайте на нашем сайте о том, чем опасна временная прописка для собственника, а также о том, какой штраф грозит за несвоевременное регистрирование по адресу пребывания.
Требования к форме
Этот документ, в соответствии с Приказом ФМС РФ от 11.09.2012 N 288, утвердившим Административный регламент по учетным услугам, носит название формы №3 (Приложение к Админ. регламенту №9).
Свидетельство по адресу нахождения, отвечающее типовому образцу ф. №3, имеет вид не карточки, а листа размером в ½ стандартного формата А-4 или в полный формат А-5.
Внешний вид и размеры этого листа регламентированы не формой, а исключительно содержанием.
В любом случае, этот лист, который планируется использовать длительное время, нужно скопировать на цветном аппарате, заламинировать и пользоваться в повседневности, а оригинал хранить.
Следует знать также, что сам по себе этот документ ценности не представляет, а только вместе с удостоверением личности, приложением к которому является.
Образец заявления на временную регистрацию по месту пребывания можно найти также на нашем сайте.
Содержание документа
Форма свидетельства о регистрировании по адресу пребывания имеет свой персональный номер, присваиваемый при регистрационных действиях. Ниже указывается полностью ФИО владельца этого свидетельства, его дата и место рождения, а далее подробный адрес временной регистрации и обязательно срок, с конкретизацией дня начала и окончания действия этого документа.
Ниже непременно пишут номер и серию удостоверения личности, на основании которого выдано данное свидетельство.
Внизу обязательно указываются полностью, с расшифровкой должность и ФИО лица, подписывающего этот документ, а также дата выдачи. В нижнем левом углу должен быть оттиск печати подразделения ФМС.
О том, как продлить срок временного регистрирования по месту пребывания, можно узнать из нашей статьи.
Где и как получают?
Документ о непостоянной прописке получают в одном из органов, которые уполномочены исполнять регистрационные процедуры:
- территориальное подразделение ФМС;
- МФЦ;
- отделы регистраций передвижения граждан при организациях, обслуживающих жилые дома (паспортисты).
В любое из этих учреждений можно прийти в часы приема с необходимыми бумагами (паспорт, документы на жилье), заполнить выданное в окошке заявление и письменное согласие хозяина квартиры или квартиросъемщика.
Принимающее гостя лицо должно явиться собственной персоной, со своим паспортом. Обычно в течение 3-х дней с даты принятия документов будут проведены учетные процедуры и в том же окне выдано на руки свидетельство.
Если жилье муниципальное, то потребуется согласие на прибавление еще одного жильца от остальных обитателей квартиры, а иногда и от муниципального органа, которому подведомственно жилье.
Срок действия
Выдают свидетельство формы №3 на период, в течение которого владелец квартиры согласен держать у себя постояльца, чаще всего это 1-2 года. В муниципальной квартире срок действия этого документа ограничивают и дают от 6-ти месяцев до 1 года.
При необходимости дальнейшего пребывания можно продлить этот срок путем подачи заявления и пакета документов, среди которых должно содержаться подтверждение необходимости дальнейшего нахождения в данном пункте.
Стоимость и госпошлина
Госпошлина по учетным действиям не предусмотрена, и сама услуга, называемая регистрацией по месту пребывания, предоставляется безвозмездно.
Но могут потребоваться дополнительные услуги от сотрудников регистрационного органа, как, например, помощь в заполнении бланка заявления или иные действия, не предусмотренные составом регистрационной процедуры и предоставляемые за отдельную плату несущественных размеров.
Особенности и нюансы
При регистрации по месту пребывания прописка по основному пункту жительства не отменяется – она продолжает действовать, просто в другом регионе ее действие неактуально.
Хотя оригинал паспорта заберут (с выдачей расписки в изъятии), в него никаких отметок не ставят.
Так как предоставление документов на жилье не является обязательным (п. 19 Админ. регламента ФМС), то сотрудникам миграционной службы нужно будет связываться с Росреестром или иными госструктурами для уточнения сведений и получения в электронном виде бумаг на квартиру, то процесс может несколько затянуться – до 8 дней (п. 29 Админ. регламента).
Необходимость справки о временной прописке
Для чего нужна справка о регистрации по месту пребывания?
Справка о временном регистрировании по месту нахождения может быть истребована любым учреждением, так как эта справка подтверждает не только наличие регистрации, но и удостоверяет состав семьи.
Таких ситуаций, при которых нужна справка, множество:
- любые действия в ЗАГСе (развод, женитьба, регистрирование младенца и пр.);
- оформление ребенка в детсад или школу;
- поступление на службу или работу;
- получение статуса малообеспеченного;
- получение субсидий, льгот и пр.
Когда гражданин официально заявил о точке своего временного нахождения в данном пункте, то взять справку в МФЦ или у паспортиста своей жилконторы – не проблема, так как регистрационные действия касаются внесения изменений в сведения о человеке во все базы данных.
Справку выдадут, проверив по учетным поквартирным карточкам наличие такой фамилии по указанному адресу.
Постановка на учет по месту пребывания – не только право гражданина, но и обязанность, неисполнение которой чревато наложением штрафа.
Произведя несложные действия, заключающиеся в посещении одного из мест, где оказывают услуги подобного рода, любой человек, находящийся за пределами постоянного места жительства, может получить свидетельство о временной прописке.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
